資料來源:
TAAZE 讀冊
比溝通更重要的45個開會技巧 : 解決3大開會問題:恍神 離題 沒結論 議題再多都能立刻有決策 : 為什麼花了3小時,只決定「下次開會的時間」?! / 別所榮吾著 ; 郭欣怡譯
館藏資訊
恍神、離題、找藉口，開會時間都浪費在這！
「又是他一個人在講」
「今天還有好多工作要做啊～」
「他剛說什麼啊？我忘了……」
改變1萬場會議的簡報專家，
教你避開45種「超時、沒結論」的糟糕會議！
◎上班族最討厭的工作NO.1：開會！
「如果只是要聽這些數據，為什麼不早點寄給大家？」
「能下決定的主管都不在，那今天討論這麼久，有什麼意義嗎？」
「今天明明是要討論A，結果前輩一直在講毫無關連的B……」
「大家都在推拖、找藉口，說穿了就是不想負責、怕麻煩！」
開會，應該是一個集結眾人創意和建議的好機會，一個人思考時，難免會陷入瓶頸，但是讓團隊幫你一起思考，就有機會得到更好的提案，或是激發你從另一個角度去看事情。
但是，現在只要一聽到「要開會」，大部分的人腦中會浮現「完蛋，工作又要delay了！」為什麼會議成為一個浪費時間、又得不到結論的代名詞？
「開會目的不明」及「遲遲無法做出決策」，是導致大家對「開會」產生不滿的最大主因；另外也常出現「事前不知道開會主題」，到了現場，只好聽要報告的同事花時間解釋資料，大家交換含混不清、來不及思考的意見，最後得到模稜兩可的「嗯…下周再討論詳情」，就這樣散會了。
◎開會的本意：三個臭皮匠，勝過一個諸葛亮
「會議」，是維持一個團隊、一間公司的必要條件，為了共同的目標，透過「開會」檢討達成方法、協調意見時所召開的，與其一個人單打獨鬥，藉由團隊的力量比較能夠全面掌握情報。同時也因為集思廣益，比較容易找出更好的問題解決方法。
◎開會時遇到這些狀況，你該怎麼回應？
【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了？
方法：準備一份30秒看完的簡報。
讓大家更新開會的概念：會議的時間不是要「閱讀資料」，而是「討論」提案的重點以及做出決策。報告或提案的發言者，要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要，在會議上發言時，最多只能花5分鐘的時間講解、補充。
【問題點2】老是有人會離題閒聊，討論就失序了
方法：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑
會議上，主持人的工作不只是提醒議程的進行，同時也要讓會議順利進行。當有人開始離題，就算只是一句玩笑話，其他人的隨口附和，也可能變成閒聊，中斷會議。這時候，不只是主持人，其他與會成員要有「讓會議進行」的默契，出聲提醒：「嘿！離題囉！」
【問題點3】會議主題失焦，都在討論不重要的小事
方法：向大家簡報，一律從「結論」說起
發言者在會議上報告前，要先確認一件事：這些資料，有必要現在說嗎？還是會後寄MAIL給大就好？如果需要現場說明，一定要先從「結論」說起，同時提出需要大家提供建議的地方。有時候討論中會出現新的議題，留待最後會議結束前再決定「是否列入下一次議程」。
【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了？」
方法：邊討論，邊將內容重點寫在白板上
白板是開會時的好工具，寫下會議內容時，大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外，當討論時間過長時，要讓成員們適時中場休息，休息前可以整理剛剛的討論（白板上），也別忘了先預告休息完後要討論的提案。
【問題點5】部門間互相推拖卸責
方法：讓大家討論做法，而非藉口
如果是已經決議的方針，主管們要告訴底下的執行者：將有多少利益、不採取行動的風險……等，當有人表示「辦不到」、「很困難」時，要立刻反問對方：「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」，絕不能讓與會成員認為，「只要說做不到，就可以不用執行會議的決策。」
【問題點6】提出了實際問題，公司為什麼不處理？
方法：把你的問題「放大」成客戶的問題
每個人在工作上都會遇到不同的問題，想讓公司正視這些問題，要用理性的口吻陳述，別讓高層誤以為「這只是基層員工在抱怨」。把問題拉高到「影響公司利益」的層次，在提出問題的同時，也付上你建議的「解決辦法」，會讓你的問題更容易被看見。
◎學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果
★會議前：想準時結束會議，就要挑對「有用」的成員
→很多人以為開會前只要知道時間、地點，大家集合到場就好，錯了！如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯，或者事前沒有把要討論的資料寄給大家，這場會議一半以上的時間，都會消耗在「取得共識」上。
★會議中：靈活運用8種發言，討論熱烈、創意無限
→開會時，討論熱烈只是基本要件！8種不同的發言：「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」，在對的時機「說對話」，可以立刻讓與會成員「聽懂內容」，並且深入討論，發現盲點。
★會議後：會議紀錄上，明確寫出「如何執行」
→花時間集合大家討論、提議，最後決定了某個對策，如果不能確實的在會後執行，就算會議內容再順利、再有效率，也是一場白開的會議！
＊會後要有詳實的會議紀錄，這樣一來，除了能提醒大家本次會議中做出的決策外，就算下次會議的人員變動，也能讓新進成員立刻進入狀況。
◎開會時產生共識的5步驟，省時間、好決策、高成效
★步驟1：做之前，先搞懂「為什麼要做？」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。
★步驟2：分析做不到的原因，並提出解決的方法，不讓「找藉口」阻礙「好點子」。
★步驟3：沒有十全十美的對策，比較每個方法的優缺點，找到最符合現況的。
★步驟4：做出決策後，要確實分派任務給每個人，決議後並執行，才是一場有效的會議。
★步驟5：在執行過程中，隨時確認進度，依照現行狀況調整，並準備數個「備案計畫」。
【本書特色】
★從公司結構和人員分析會議架構，讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。
★作者運用邏輯思考、辯論和簡報技巧，同時提升在會議中的「討論、協商、說服」話術。
★書中提供多件開會實例、標準表格，幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議！
★萬人問卷中，公認45個最糟糕的會議問題，QA方式解說一目瞭然！
【改造1萬場會議的專家】
別所榮吾
▲1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。
▲曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。
▲擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期（1999年～2006年），每年舉辦80次以上的研習課程，內容包含：運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。